An eine zuverlässige Lohnabrechnung werden hohe Anforderungen gestellt: Nicht nur die Mitarbeiter erwarten, dass ihre monatlichen Bezüge pünktlich und korrekt abgerechnet werden. Die Lohnbuchhaltung muss zu jeder Zeit den aktuellen gesetzlichen Bestimmung entsprechen, die sich insbesondere auf die Sozialversicherung und Lohnsteuer beziehen. Wenn es hier zu Fehlern kommt, haftet der Arbeitgeber. Auch der Geschäftsführer und andere Führungskräfte müssen sich auf die Daten der Lohnbuchhaltung in Analysen und Statistiken verlassen können. Und nicht zuletzt muss eine Lohnbuchhaltung absolut diskret sein, weil sie tagtäglich mit sehr vertraulichen Daten umgeht.
Fehlerfreie Abrechnung durch externe Lohnbuchhaltung
Gerade in kleinen und mittleren Betrieben kann es oftmals schwierig sein, diese strengen Vorgaben bezüglich der Lohnbuchhaltung einzuhalten. In vielen Fällen gibt es nur eine allgemeine Buchhaltungsabteilung ohne einen Spezialisten für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Spätestens wenn Lohnpfändungen bearbeitet werden müssen, oder geldwerte Vorteile aus der Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen zu versteuern sind, sind viele Buchhalter mit ihrem Latein am Ende. Machen sie hier Fehler, geht das oft zu Lasten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Aufgrund der ständigen Änderungen von Vorschriften im Bereich von Steuern und Sozialversicherungen ist es kaum möglich, nebenbei und ohne fundierte Vorkenntnisse stets auf dem Laufenden zu sein. Viele betroffene Unternehmen erkennen diese Problematik leider erst zu spät, wenn es im Rahmen von Betriebsprüfungen oder von Prüfungen durch Sozialversicherungsträgern zu erheblichen Nachzahlungen gekommen ist. Wird die Lohnbuchhaltung kompetent von einer externen Stelle, wie zum Beispiel der Buchhaltung München, übernommen, können derartige Fehler gar nicht erst entstehen.
Aussagekräftige Auswertungen und Statistiken durch externe Lohnbuchhaltung
Viele Geschäftsführer wissen gar nicht, welche wertvollen Analysen und Statistiken ihnen aus einer gut funktionierenden Lohnbuchhaltung zur Verfügung gestellt werden können. Einer der großen Vorteile der externen Lohnabrechnung, wie der Buchhaltung München, liegt darin, dass pro Monat, Quartal oder auch Geschäftsjahr Reports für die Geschäftsleitung zur Verfügung gestellt werden, die wertvolle Informationen liefern. Natürlich werden diese Auswertungen den besonderen Anforderungen und Bedürfnissen des einzelnen Unternehmens genau angepasst. Als besonders praktisch hat sich erwiesen, wenn eine Schnittstelle für die Geschäftsleitung zu den Daten der externen Lohnabrechnung eingerichtet wird.
Diskretion und Sicherheit durch externe Lohnbuchhaltung
Personalabrechnung ist immer Vertrauenssache. Jeder Mitarbeiter hat einen Anspruch darauf, der auch gesetzlich verankert ist, dass mit seinen persönlichen Daten vorsichtig und vertraulich umgegangen wird. Genauso wenig kann es im Sinne der Unternehmensleitung liegen, dass zum Beispiel die Höhe der Gehälter einzelner Mitarbeiter bekannt wird. Dann werden erfahrungsgemäß bald auch Forderungen nach Lohnerhöhung von Mitarbeitern gestellt, die sich zu schlecht bezahlt fühlen. Im eigenen Unternehmen besteht leider immer ein gewisses Risiko, dass es zum Bekanntwerden von vertraulichen Daten kommt, sei es durch gezielte Indiskretion, sei es durch unbeabsichtigte Nachlässigkeit. Den wirksamsten Schutz vor diesem Problem bietet die Übernahme der Lohnbuchhaltung durch ein externes Buchhaltungsbüro. So wird gewährleistet, dass die sensiblen Lohn- und Gehaltsdaten niemals in die falschen Hände geraten können. Selbstverständlich bedeutet das nicht, dass keine interne betrieblichen Kontrolle eingesetzt werden: In der Regel gehen die Gehalts- und Lohnabrechnungen zur Freigabe der Überweisung an die Geschäftsleitung des Mandanten.