Videokonferenz
Was früher in Science Fiction Filmen noch als Zukunftsmusik anmutete, ist längst in unseren Alltag eingezogen. Viele Jahre galt das Bildtelefon als eine Zukunftstechnologie und ist heute in vielen privaten Haushalten eine Realität über Dienste wie zum Beispiel Skype. Mit einer kleinen Kamera am Arbeitsplatz und einem Mikrofon können Bild und Ton mit dem heimischen PC via Internet an eine andere Endstelle gesendet werden. Die kommerzielle Nutzung dieser Möglichkeit wurde schnell entdeckt und führte zur Entwicklung von Systemen zur Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern. Diese können damit wie in einem normalen Konferenzgespräch mit Teilnehmern an jedem beliebigen Ort der Erde kommunizieren und haben dabei ihre Gesprächspartner persönlich vor Augen. Die Qualität solcher Konferenzen ist deutlich höher als bei reinen Telefonkonferenzen.
Vorteile für die Unternehmen und ihre Mitarbeiter
Firmen haben in vielen Fällen Niederlassungen oder Produktionsstätten mit großer Entfernung vom Stammsitz des Unternehmens. Die Globalisierung führte zu Firmenteilen in anderen Ländern und sogar auf anderen Kontinenten. Die Führungsaufgabe stellt an den Informationsfluss und die dazu erforderliche Kommunikation hohe Anforderungen. Mit Dienstreisen und der Einberufung von Mitarbeiterkonferenzen mussten die Unternehmen viel Zeit und Geld aufwenden, um alle Teilnehmer an einen Tisch zu bringen. Videokonferenzen ersparen den Firmen die Kosten für die Organisation von Reisen, die Unterkunft vor Ort und die unproduktive Reisezeit der Mitarbeiter. Für die reisenden Konferenzteilnehmer entfallen die Abwesenheit vom Arbeitsplatz und der Familie. Körperliche Belastungen durch eine Reisetätigkeit entfallen. Videokonferenzen haben daher bei vielen Firmen die früher zahlreichen Dienstreisen abgelöst.
Einsatzgebiete von Videokonferenzen
Eine Videokonferenz ermöglicht es der Geschäftsführung eines Unternehmens mit jedem weit entfernten Betriebszweig und seiner Führungsriege mehr oder weniger persönlichen Kontakt aufzunehmen. Wichtige Informationen und relevante Anweisungen und Berichterstattungen gelangen ohne Umstände an die richtigen Adressaten. Tägliche oder wöchentliche Meetings sind über Kontinente hinweg möglich, während ohne die Möglichkeit der Videokonferenzen nur sporadische Treffen stattfanden. Der Kontakt zu Kunden ist bei entsprechender technischer Ausstattung ein weiterer wichtiger Einsatzbereich. Die Zusammenschaltung von Videokonferenzen kann den Teilnehmerkreis beliebig verändern. So können Spezialisten für ihren Beitrag zugeschaltet werden und ansonsten in der Nähe ihres Arbeitsplatzes verbleiben. So wird ihre wertvolle Zeit nicht durch Reisetätigkeit oder Wartezeit auf den relevanten Punkt der Tagesordnung während einer Geschäftsreise vergeudet.
Realisierung über Hard- und Software
Um eine Videokonferenz zu bewerkstelligen wird für jeden Teilnehmer die erforderliche Hard- und Software benötigt. Erhältlich sind einfache kostenlose Systeme mit simplen Verbindungen und ohne echte Steuerungsmöglichkeiten sowie professionelle Produkte. Diese ermöglichen durch ihre Software eine echte Gesprächsleitung durch einen Moderator. In Form einer Regie kann die Bildübertragung an die Teilnehmer gesteuert und eine echte Diskussionsleitung mit Wortgewährung oder -entzug realisiert werden. Die Übermittlung von Ton-, Bild- oder Schriftdokumenten an die Teilnehmer ist obligatorisch.
Große Firmen unterhalten für ihre regelmäßigen Videokonferenzen eigene Besprechungsräume mit der nötigen Ausstattung, andere schalten die Konferenzen direkt an die Arbeitsplätze. Die Vorteile liegen in der Kostenersparnis, dem geringen organisatorischen Aufwand und der kurzfristigen Einberufung solcher Konferenzen mit der Hinzuziehung von Experten zu ausgesuchten Themenbereichen.